Identifizierung eines Stammdaten-Prüfparameter-Pools 

Einleitung

Inhaltlich korrekte und umfassende Stammdaten sind grundlegende Voraussetzungen für reibungslose logistische und abrechnungstechnische Prozesse innerhalb einer Gesundheitseinrichtung und verbessern dadurch nachweislich auch die Qualität in der Patientenversorgung.

Am folgenden Beispiel sollen die Wertigkeit aber auch Wichtigkeit von korrekten Stammdaten verdeutlicht werden.

 

Beispiel

Der Hersteller eines Medizinproduktes hat sich entschlossen, Produktinformationen wie die Produkt­identifikation GTIN in einem auf dem Produkt aufgebrachten Barcode unterzubringen. Damit möchte er seinen Kunden als Vorteil anbieten, diese Informationen durch einfaches Scannen entnehmen zu können, um sie in deren ERP-Systemen zur weiteren Verarbeitung nutzen zu können. Langfristig möchte sich der Hersteller dadurch einen Vorteil verschaffen, dass alle mit dem Barcode arbeitenden Beteiligten entlang eines Behandlungspfades, also z.B. Logistikunternehmen oder Einkaufsverbünde, den Hersteller vorziehen, weil sie die Produktinformationen durch einfaches Scannen lesen können.

Nach Einführung des Barcodes und der Installation der Technik des Scannens bei einigen Beteiligten stellt sich heraus, dass eine durchgängige Verarbeitung der im Barcode hinterlegten Produktidentifikation nicht möglich ist. Eine Suche nach den Ursachen fördert mehrere Punkte zutage:

  • Der Hersteller, also der Barcode-Ersteller, hat seine Daten nicht immer vollständig und korrekt im Barcode untergebracht.
  • Der Kunde, also der Barcode-Verarbeiter, kennt gar nicht alle genutzten Produktidentifikationen.
  • Beim bisher genutzten Austausch der Daten haben sich beim Erfassen und Übertragen Fehler eingeschlichen.

Die Quelle dieser Fehler liegt darin, dass die Systeme des Barcode-Erstellers und des Barcode-Verar­beiters keine Stammdaten austauschen, die Stammdaten durch Dritte verändert werden oder nicht in der gewünschten Qualität und Eindeutigkeit zur Verfügung stehen. Diese Situation führt zu Fehlern, provoziert Medienbrüche durch manuelle Eingriffe, verhindert eine optimale Nutzung der verfügbaren und kostenintensiven IT-Ressourcen und trägt nicht zur qualitativen Verbesserung der Patientenversorgung und auch nicht zur Erlös-Optimierung und -sicherung bei.

Der Barcode-Ersteller, also in der Regel der Hersteller, erkennt, dass er in der Verantwortung steht, Stammdaten allen Barcode-Verarbeitern in der gleichen Qualität verfügbar zu machen. Die Stammdaten des Barcode-Erstellers müssen vollständig und korrekt allen Barcode-Verarbeitern bekannt sein. Damit alle Beteiligten der Qualität der Stammdaten vertrauen können, werden diese von einem Dritten geprüft, zertifiziert und gegen eine Veränderung durch Dritte abgesichert. Schließlich muss noch sichergestellt werden, dass die validen und zertifizierten Stammdaten in die IT-Systeme der Barcode-Verarbeiter übernommen werden. Diese Konstellation verhindert Fehler, eliminiert Medienbrüche, stellt eine optimale Nutzung der IT-Ressourcen sicher und ermöglicht eine qualitative Verbesserung der Patientenversorgung sowie der Erlös-Optimierung und -sicherung.

Mit dem Aufbau und Betrieb einer Sammlung von Stammdaten-Prüf-Parametern sollen den Gesundheitseinrichtungen korrekte und inhaltlich valide Stammdaten verfügbar gemacht werden. So erhalten die Stammdaten-Verantwortlichen (i.d.R. Hersteller / Lieferanten) die Möglichkeit, vor einem Versand einer Menge von Stammdaten – zusammengefasst in einem Container – diese gegen die Prüf-Parameter validieren und zertifizieren zu lassen. Damit wird sichergestellt, dass „Versender & Empfänger“ immer über die gleichen Stammdaten in ihren IT-Systemen verfügen können, was eine dramatische Reduktion der Fehler im Austausch von elektronischen Dokumenten zur Folge haben wird. Dies zu erreichen, ist Ziel des Instituts für Datenmanagement und Datenvalidierung im Gesundheitswesen IDDG.

Dieses Ziel kann und wird nicht durch die Installation von zentralen Stammdaten-Pools erreicht werden, weil das Halten, Pflegen und Vermitteln von validen und zertifizierten Stammdaten eine Basisfunktion für eCommerce darstellt und somit in der alleinigen Verantwortung der Hersteller und Lieferanten liegen muss. 

Fragestellung

Aus diesem Beispiel ergeben sich zwei Fragestellungen:

  1. Was sind Stammdaten im Sinne der Aufgabenstellung des IDDG?
  2. Welche Parameter dieser Daten sind zu prüfen?

Zur Einteilung bzw. Kategorisierung von Daten gibt es verschiedene Ansätze. So unterscheidet z.B. Schmitt¹ neben der klassischen Einteilung in Stammdaten und Bewegungsdaten noch Strukturdaten, Bestandsdaten und Steuerungsdaten. Insbesondere der Begriff der Stammdaten belegt ein weites Feld in der betrieblichen Datenverarbeitung. Oftmals ist es auch von der Sicht der die Daten Nutzenden bzw. Pflegenden abhängig, was als Stammdaten betrachtet wird. Diese Unterscheidungen helfen bei der Fragestellung, welche Daten vom IDDG als zu prüfende Stammdaten zu betrachten sind, nicht weiter.

Wenn dann weitgehende Einigkeit darüber besteht, was Stammdaten sind, muss noch diskutiert werden, welche Parameter, also welche Datenfelder der Stammdatensätze in einem zu verifizierenden Container, überhaupt zu prüfen sind. Auch hierüber bestehen bei den Betroffenen ganz unterschiedliche Vorstellungen, die häufig nur die eigene Sicht auf die Daten reflektieren.

Für denjenigen, der für die Korrektheit der Daten verantwortlich ist oder auch nur für verantwortlich gehalten wird – in der Regel ist das die Industrie – , ist es von großer Bedeutung, wie groß die zu prüfende Datenmenge ist; verursachen doch die Prüfung der Daten und erst recht die Korrektur fehlerhafter Daten einen erheblichen Aufwand. Tendenziell ist daher die zu prüfende Menge der Parameter klein zu halten. Der Prüfaufwand ist nur gerechtfertigt, wenn möglichst viele Nutzer der Daten aus korrekten Daten einen Vorteil ziehen können. Eine Prüfung ist zudem nur sinnvoll, wenn mindestens zwei Kommunikationspartner mit den gleichen Daten arbeiten und gleiche Vorstellungen von deren Korrektheit haben.

Vorgehensweise

Die IDDG hat sich ausgehend von diesen Überlegungen entschieden, in einem empirischen Ansatz festzustellen, welche Nutzer welche Daten für Stammdaten halten, welche Parameter sie für wichtig erachten und in welchen Bereichen sie diese Daten benötigen und für prüfenswert halten.


¹Schmitt, K.: Methodischer Ansatz zur Konzeption eines prozessorientierten Informationsmanagements, Münster 2001, S. 46

 

 

den kompletten Artikel mit allen Details finden Sie im

„geschützten Bereich für IDDG-Mitglieder“

 




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